Politique de confidentialité
KOSMOS-KDF ERP · ARES · version publique 4.5.70.
1. Responsable du traitement
Pour le site public, les demandes de souscription, la relation commerciale, le support et le suivi des paiements, le responsable du traitement est ARES, SIRET 990 266 777 00012, 29 avenue Wladimir d'Ormesson, 94490 Ormesson-sur-Marne. Contact : support@kosmos-kdf.fr.
2. Données collectées sur le site
Raison sociale, activité, contact, SIREN/SIRET, TVA, adresse, téléphone et e-mail.
Formule, cycle, utilisateurs, options, sous-domaine demandé, consentements et version des conditions acceptées.
Signature, date et heure, adresse IP, agent utilisateur, éléments anti-robot et journaux de sécurité nécessaires à la preuve.
Référence, montant, mode et statut du paiement. Les données complètes de carte restent chez le prestataire de paiement sécurisé.
3. Finalités et bases juridiques
Les données servent à répondre aux demandes, préparer et exécuter la souscription, sécuriser la signature, vérifier la disponibilité du domaine, créer l’environnement KOSMOS, assurer le support, gérer le paiement et la facturation, prévenir la fraude et respecter les obligations légales.
4. Facturation électronique
KOSMOS-KDF ERP propose des fonctions compatibles de facturation électronique. Après activation du service, l’administrateur de la société réalise les étapes nécessaires directement depuis son espace KOSMOS sécurisé.
5. Destinataires et sous-traitants
Les données sont accessibles aux personnes habilitées d’ARES et, dans la limite nécessaire, aux prestataires techniques participant à l’hébergement, au paiement, à la messagerie, à la sécurité ou à la facturation électronique. Les catégories de destinataires sont limitées aux besoins du service. La liste des sous-traitants essentiels peut être communiquée au client dans le cadre contractuel ou sur demande.
6. Durées de conservation
- Données utiles à la relation contractuelle : pendant la relation, puis archivage selon les obligations légales et la défense des droits.
- Pièces comptables et factures : selon les obligations comptables applicables.
- Données de prospects : au plus trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact, sauf obligation distincte.
- Copies techniques temporaires de souscription : conservation transitoire puis purge après traitement sécurisé du dossier.
- Journaux de sécurité : durée limitée selon le risque et les besoins de preuve.
- Préférences cookies/traceurs : au maximum six mois.
7. Vos droits
Selon votre situation, vous pouvez exercer vos droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et, lorsqu’il s’applique, de portabilité. Pour exercer vos droits : support@kosmos-kdf.fr. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.
8. KOSMOS comme sous-traitant des clients
Lorsque la société cliente utilise KOSMOS pour gérer les données de ses propres clients, prospects, fournisseurs ou collaborateurs, cette société demeure responsable de traitement. ARES agit alors comme sous-traitant technique selon l’annexe RGPD / DPA applicable à l’abonnement.
9. Sécurité
ARES met en œuvre des contrôles d’accès, cloisonnement logique, chiffrement des échanges, journalisation, sauvegardes et mécanismes de protection adaptés au service. Le site public n’expose pas les secrets d’authentification ni les détails d’architecture interne.